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Por Yanina Baglieri, Customer Success Manager LATAM en noCRM.io.

Actualmente existen muchas herramientas en el mercado, orientadas a la gestión diaria de las ventas y que ayudan a los vendedores a gestionar mejor sus leads dentro de un pipeline de ventas, de acuerdo al proceso establecido por cada empresa.

Estas herramientas pueden ayudar a algunas empresas, pero lo cierto es que a la mayoría de las pymes y negocios que están todavía en la fase de startup o saliendo de ella, les cuesta encontrar la herramienta adecuada que les proporcione soluciones eficaces para su tipo de negocio.

Es perfectamente comprensible que tanto los vendedores como los gerentes que se encargan de elegir el mejor sistema para su empresa, estén saturados con todas las diferentes funcionalidades que los software ofrecen, y normalmente lo escogen por influencia de algún conocido o experiencias previas en otras empresas.

Pero hay un problema con esto, y es que lo malo de elegir la primera herramienta que alguien nos recomienda o que hemos utilizado anteriormente en otra empresa, no implica necesariamente que vaya a ser útil para nuestro negocio ya que cada negocio es diferente y las necesidades varían según el mismo.

Los CRM tradicionales están más pensados para el departamento de Marketing, para poder extraer datos e información y realizar informes, pero no están pensados para los usuarios finales, para los vendedores.

Dado que estos sistemas más tradicionales se centran sobre todo en reunir información, suelen ser muy complejos y requieren una serie de datos fragmentados que muchas startups no pueden proporcionar en fases tempranas. Los vendedores tienen entonces que trabajar por su cuenta diferentes bases de datos, sin la certeza de que la información proporcionada sea de algún valor para la empresa o incluso sin la opción de saber hasta qué punto un prospecto puede ser calificado para luego ser gestionado como un lead.

Con este tipo de sistemas no sólo es necesario registrar todos los datos de cliente como empresa, sino también manualmente introducir toda la información reunida, antes de que sea posible empezar a trabajar con las oportunidades de venta y establecer tareas asociadas a las mismas. Esto conlleva tiempo, pero además también frustración entre los vendedores, por lo que acaban perdiendo el interés en el sistema, no actualizando el CRM en cuestión y volviendo a los papeles y notas a mano y a las antiguas hojas de Excel.

Cuando surge la pregunta ¿cómo gestionar mi pipeline de ventas? La respuesta no debería ser: con todas las funcionalidades que mi herramienta de gestión de leads me puede ofrecer, y sí: la forma en la que los vendedores responden y cómo la utilizan de manera eficiente.

Es necesario que la herramienta sea simple y a la vez que de confianza, que sea aceptada y utilizada por los vendedores, que se pueda adaptar al proceso de ventas de la empresa y que responda a las necesidades de cada negocio en particular.

Una vez que tus leads llegan a través de una solución como G.E.O., o en forma de emails, formularios de contacto u otras fuentes como Linkedin, existen 3 pasos clave que son cruciales para gestionar de forma adecuada esos leads y para darles el seguimiento oportuno, con el fin de confirmarlos y cerrar esas ventas.

1) Lead = Tarea

Lo más importante en el proceso de ventas, es que todo (incluyendo la propia herramienta de ventas) gire entorno al propio lead, como elemento principal del negocio. De esta forma, el lead será gestionado detalladamente y con todo el cuidado por parte de los vendedores. Una oportunidad de venta identificada significa una oportunidad de negocio, que tendrá siempre consigo una tarea asociada, dependiendo del momento del proceso de venta en el que se encuentre.

2) Saber siempre cuál es el próximo paso a dar

En ventas, es esencial tener siempre establecido el siguiente paso a dar, de forma a saber qué es lo que tienes que hacer en cada momento con tus leads, con el fin de cerrar la venta con ese cliente.

Puede ser una próxima reunión o visita, un seguimiento en el momento preciso, el envío de una propuesta, una reunión con el cliente o una demostración de producto. Lo que es importante es tener siempre una próxima acción en mente y una clara visión de dónde está cada oportunidad de venta en cada momento.

3) La importancia del seguimiento adecuado

En este acelerado mundo empresarial en el que vivimos, hasta el discurso más entusiasta, el vendedor más ambicioso o la llamada de teléfono más asertiva, puede ser rápidamente olvidada, una vez que toda la gente sigue con su trabajo diario.

Es por ello que los seguimientos juegan un papel crucial en el proceso de dar impulso a los leads en dirección a la fase siguiente en el pipeline de ventas, y eventualmente a cerrar el negocio.

Los vendedores necesitan hacer seguimiento de todas sus oportunidades de venta a menudo, para hacer con que su producto o servicio esté constantemente en la mente de sus potenciales clientes. Ningún negocio está cerrado después de la primera llamada telefónica o reunión, no importa lo bueno que sea ese producto o servicio en cuestión. Es necesario tiempo y seguimientos persistentes por parte del vendedor para cerrar la venta.

Pero sabemos que la vida de los comerciales y de las personas que trabajan en ventas suele ser agitada y lo fácil que es dejar escapar un seguimiento. Todos pasamos por las mismas situaciones, pero desafortunadamente este seguimiento particular que olvidamos, tendrá impacto en la evolución de nuestro lead y será decisivo para cerrar el negocio o perderlo para siempre.

En último lugar pero no por ello menos importante, es fundamental que exista siempre una clara visión global del pipeline de ventas. Registrar todas las interacciones con los leads facilita saber exactamente en qué punto está cada uno de ellos y lo que ha sido tratado y realizado hasta ese momento, para ser más eficientes en nuestra próxima acción con el cliente.

Conclusión:

Para startups en sus primeras fases, así como también para pymes, es importante pensarse dos veces qué herramienta de gestión de oportunidades de venta escoger y evaluar diferentes opciones para encontrar la más adecuada y la que mejor se adapte a las necesidades de cada negocio. Pero por supuesto también es muy importante que se adapte a los vendedores, dado que ellos son los que más la van a utilizar.

Cuando un sistema prioriza el hecho de estructurar y reportar información y no contempla la eficiencia y la simplicidad, se vuelve un obstáculo más de lo que propiamente una herramienta de soporte útil para sus principales usuarios.

noCRM.io es un producto de You Don’t Need a CRM!, es una plataforma SaaS que ayuda a los vendedores a cerrar más ventas sin hacerles perder tiempo con un complejo sistema de CRM. Estableciendo que el lead es el elemento principal de su sistema, se habilita la posibilidad de que los usuarios puedan crear leads en segundos, y gestionarlos de una forma intuitiva, interactiva y con fácil acceso desde cualquier lugar, gracias también a su app móvil, disponible para iPhone y Android. Actualmente trabajando en más de 80 países y con soporte en 6 idiomas. Abre gratis tu cuenta de prueba aquí.