Cómo sacar mayor provecho de los contactos que recibes

Hace tiempo venimos abordando el tema de cómo tener un lugar en internet haciendo foco en las búsquedas que realizan los usuarios (si aún no la leíste, te sugerimos la nota “¿Qué busca la gente en Google y cómo lo busca?”).

También hemos hecho incapié en los métodos más efectivos para lograr que los nuevos contactos surgidos de las búsquedas –leads-, sean convertidos en clientes (sugerimos el artículo “Ya aparezco en las búsquedas de Google, ¿y ahora qué hago?”). Estos dos aspectos fundamentales del mundo digital desembocan directamente en otro gran tema que muy fácilmente dejamos desatendido: ¿Qué hacer con todos los contactos recibidos tras tener nuestro lugar en internet?

En la mayoría de los casos, es habitual caer en el error de centrar la atención unicamente en aquellos leads que logramos convertir en clientes, dejando desatendidos e inclusive olvidados, los cientos -o miles- de contactos recibidos que no hemos logrado convertir aún a consumidores de nuestra oferta.

Pongamos un ejemplo simple: en un mes, 50 personas dejan sus datos completando el formulario de la landing page de mi Estudio Contable (si aun no tienes tu propia landing page o no estás familiarizado con el concepto puedes ver “¿Qué es y para qué sirve una landing page?”). Allí hay diversas consultas a las que voy respondiendo una a una con un llamado teléfonico o e-mail, según el caso. De esos 50 contactos, consigo que 20 se interesen en mi Estudio y contraten mis servicios como contador. A partir de allí, establezco un vínculo con ellos, resuelvo sus problemáticas, los agendo entre mis contactos e inclusive los tengo en cuenta para saludarlos por fechas especiales.

Cualquiera podría decir que he sabido sacar gran provecho de mi lugar en internet y yo mismo me siento orgulloso de eso. Sin embargo, si observamos el panorama completo, podemos confirmar que estoy desaprovechando grandes oportunidades: 30 para ser exactos. ¿Qué hay de aquellas 30 personas que también me contactaron durante ese mismo mes y a los que no logré captar como nuevos clientes de mi Estudio? ¿dónde quedaron sus datos? ¿dejo atrás la consulta que me hicieron y nunca más sé nada de ellos?

Con esto queremos decir que lograr un almacenamiento ordenado con todos los datos de aquellos que alguna vez se pusieron en contacto conmigo, aquellos que por algún motivo se interesaron -al menos por un momento- en mi oferta, sin duda implica sacar muchísimo mayor provecho de mi lugar en internet.

Ahora bien, si ya hemos entendido la importancia de almacenar esos datos, la gran pregunta que seguramente se estarán haciendo es ¿cómo los almaceno? Y luego, ¿qué hago con ellos?

Estamos en condiciones de mencionar una herramienta clave para responder a nuestra pregunta: Base de Datos.

No quisimos mencionarlo antes porque sabemos que muchas veces, la sola idea de pensar en ellas resulta tediosa, ajena o difícil de aplicar para PyMEs, profesionales y emprendedores. Sin embargo, si has llegado hasta aquí y comprendiste que almacenar la información de todos los contactos que recibes es importante, es hora de perder el miedo y familiarizarse con el tema. ¡De todos modos no es nada complicado! De hecho, todo lo contrario. El objetivo de una Base de Datos es en parte agilizar el trabajo y poder buscar la información centralizada en un solo lugar.

Estamos en condiciones de mencionar una herramienta clave para responder a nuestra pregunta: Base de Datos.

No quisimos mencionarlo antes porque sabemos que muchas veces, la sola idea de pensar en ellas resulta tediosa, ajena o difícil de aplicar para PyMEs, profesionales y emprendedores. Sin embargo, si has llegado hasta aquí y comprendiste que almacenar la información de todos los contactos que recibes es importante, es hora de perder el miedo y familiarizarse con el tema. ¡De todos modos no es nada complicado! De hecho, todo lo contrario. El objetivo de una Base de Datos es en parte agilizar el trabajo y poder buscar la información centralizada en un solo lugar.

Hoy en día, existen sistemas y herramientas digitales y online que sirven para gestionar Bases de Datos dinámicas y centralizadas, como ser NO CRM, Hubspot o Britix24, entre otras.

Sin embargo, para empezar a recorrer este camino, si aún no están familiarizados con plataformas online y necesitan dar pasos simples pero firmes, el Excel siempre es un buen aliado.

En caso de utilizarlo, simplemente debes crear un archivo donde ingresar los datos necesarios para tu negocio, pero lo que es sumamante importante para una buena gestión de tu Base de Datos es que el archivo sea único. Si varias personas deben verlo o manipularlo, te sugerimos cargar ese único archivo en un espacio compartido como Google Drive o Dropbox para que todos puedan verlo y/o editarlo. Lo que no debe suceder es que haya distintos archivos dando vueltas por distintas manos, ya que de esta manera es más probable que la información quede desorganizada o perdida y utilizarla sea más engorroso que no tenerla.

Ahora bien, te preguntarás qué información debería tener tu Base de Datos. Ten en cuenta que si tu PyME tiene como clientes a otros negocios, por ejemplo si eres una fábrica textil y vendes por mayor, los datos a almacenar no tendrán tanto que ver con datos personales sino más bien con el negocio que será tu posible cliente. Por ejemplo:

  • Empresa o Nombre del negocio
  • Dirección, sucursales o zonas
  • Página web
  • Nombre de contacto y cargo de esa persona
  • E-mail
  • Teléfono
  • Tipo de indumentaria que vende (en este caso) o algún dato específico que pueda ser de interés para tu PyME.

Si tu actividad, en cambio, se dirige al consumidor final, los campos a completar serían más afines a estos:

  • Nombre y apellido
  • E-mail
  • Teléfono
  • Celular
  • Dirección o zona de residencia
  • Fecha de nacimiento
  • Edad
  • Profesión o actividad

Estos son simplemente algunos ejemplos de la información básica que una Base de Datos debería tener. Todo lo que se pueda sumar o agregar, siempre es bienvenido y podrás utilizarlo a tu favor.

¿Y para qué sirve todo esto? Supongo que ya lo habrás pensado, pero aquí compartimos algunas ideas. Por ejemplo, puedes lanzar una campaña de E-mail marketing contando a todos tus clientes y posibles clientes sobre tus lanzamientos, promociones y novedades, como así también anunciar información como mudanza, nuevo número de teléfono y demás, que siempre es bueno comunicar. Inclusive puedes lanzar beneficios pensados exclusivamente para quienes reciban ese comunicado. Puedes también enviar un saludo masivo para fechas especiales como Navidad o Pascuas.

A su vez, puedes utilizarlo para realizar contactos personalizados, como un saludo de cumpleaños o un llamado para ofrecer un beneficio especial. Inclusive puedes enviar obsequios o presentes a domicilio.

Toda acción de marketing siempre es mejor si conoces al menos algunos datos de las personas a las que te diriges.

Así que ya sabes, si crees que tener tu lugar en internet es de gran ayuda para recibir nuevos clientes, anímate a ir por más y considera apoyarte en alguna herramienta sencilla y económica (o inclusive gratuita) que te ayudará a mantener tu base de contactos generados de manera ordenada. Además podrás sacar mayor provecho de tus nuevos contactos, logrando convertirlos en clientes.

Paso a paso. Etapas para lograr una venta.

Un proceso de venta implica una serie de etapas desde el momento en que se  intenta captar la atención de un potencial cliente hasta que la transacción final se lleva a cabo.

Etapa 1: Atención

En esta primera instancia, debemos dedicarnos a captar la atención.  Tenemos que orientar a posibles clientes hacia el producto o servicio que tenemos para ofrecer; y que este potencial comprador esté necesitando y/o tenga el perfil para adquirirlo. Podemos hacerlo a través de tácticas diversas, pero todas deben estar relacionadas con el mismo objetivo: captar la atención de un consumidor calificado para nuestro producto o servicio.

Etapa 2: Interés

Una vez captada la atención de un potencial cliente, hay que despertar su interés.

¿Cómo? Mediante contenido relevante. Información directa, sencilla y sintética que demuestre que podemos ofrecerle lo que está buscando, necesitando o aspirando.

Etapa 3: Deseo

Si captamos la atención del posible cliente, y luego despertamos su interés, en esta etapa, el usuario experimentará el deseo de obtener el bien o servicio que nuestra marca o empresa ofrece.

Etapa 4: Acción

Si el potencial comprador atraviesa todas las etapas sin desistir, entonces llegaremos a la etapa de la acción. Es decir, donde ya está convencido de lo que desea adquirir, y por ende, se produce la compra del producto o servicio. Todo lo que siga será parte del proceso de post-venta.

Cómo gestionar tu proceso de ventas con éxito

Por Yanina Baglieri, Customer Success Manager LATAM en noCRM.io.

Actualmente existen muchas herramientas en el mercado, orientadas a la gestión diaria de las ventas y que ayudan a los vendedores a gestionar mejor sus leads dentro de un pipeline de ventas, de acuerdo al proceso establecido por cada empresa.

Estas herramientas pueden ayudar a algunas empresas, pero lo cierto es que a la mayoría de las pymes y negocios que están todavía en la fase de startup o saliendo de ella, les cuesta encontrar la herramienta adecuada que les proporcione soluciones eficaces para su tipo de negocio.

Es perfectamente comprensible que tanto los vendedores como los gerentes que se encargan de elegir el mejor sistema para su empresa, estén saturados con todas las diferentes funcionalidades que los software ofrecen, y normalmente lo escogen por influencia de algún conocido o experiencias previas en otras empresas.

Pero hay un problema con esto, y es que lo malo de elegir la primera herramienta que alguien nos recomienda o que hemos utilizado anteriormente en otra empresa, no implica necesariamente que vaya a ser útil para nuestro negocio ya que cada negocio es diferente y las necesidades varían según el mismo.

Los CRM tradicionales están más pensados para el departamento de Marketing, para poder extraer datos e información y realizar informes, pero no están pensados para los usuarios finales, para los vendedores.

Dado que estos sistemas más tradicionales se centran sobre todo en reunir información, suelen ser muy complejos y requieren una serie de datos fragmentados que muchas startups no pueden proporcionar en fases tempranas. Los vendedores tienen entonces que trabajar por su cuenta diferentes bases de datos, sin la certeza de que la información proporcionada sea de algún valor para la empresa o incluso sin la opción de saber hasta qué punto un prospecto puede ser calificado para luego ser gestionado como un lead.

Con este tipo de sistemas no sólo es necesario registrar todos los datos de cliente como empresa, sino también manualmente introducir toda la información reunida, antes de que sea posible empezar a trabajar con las oportunidades de venta y establecer tareas asociadas a las mismas. Esto conlleva tiempo, pero además también frustración entre los vendedores, por lo que acaban perdiendo el interés en el sistema, no actualizando el CRM en cuestión y volviendo a los papeles y notas a mano y a las antiguas hojas de Excel.

Cuando surge la pregunta ¿cómo gestionar mi pipeline de ventas? La respuesta no debería ser: con todas las funcionalidades que mi herramienta de gestión de leads me puede ofrecer, y sí: la forma en la que los vendedores responden y cómo la utilizan de manera eficiente.

Es necesario que la herramienta sea simple y a la vez que de confianza, que sea aceptada y utilizada por los vendedores, que se pueda adaptar al proceso de ventas de la empresa y que responda a las necesidades de cada negocio en particular.

Una vez que tus leads llegan a través de una solución como G.E.O., o en forma de emails, formularios de contacto u otras fuentes como Linkedin, existen 3 pasos clave que son cruciales para gestionar de forma adecuada esos leads y para darles el seguimiento oportuno, con el fin de confirmarlos y cerrar esas ventas.

 

1) Lead = Tarea

Lo más importante en el proceso de ventas, es que todo (incluyendo la propia herramienta de ventas) gire entorno al propio lead, como elemento principal del negocio. De esta forma, el lead será gestionado detalladamente y con todo el cuidado por parte de los vendedores. Una oportunidad de venta identificada significa una oportunidad de negocio, que tendrá siempre consigo una tarea asociada, dependiendo del momento del proceso de venta en el que se encuentre.

2) Saber siempre cuál es el próximo paso a dar

En ventas, es esencial tener siempre establecido el siguiente paso a dar, de forma a saber qué es lo que tienes que hacer en cada momento con tus leads, con el fin de cerrar la venta con ese cliente.

Puede ser una próxima reunión o visita, un seguimiento en el momento preciso, el envío de una propuesta, una reunión con el cliente o una demostración de producto. Lo que es importante es tener siempre una próxima acción en mente y una clara visión de dónde está cada oportunidad de venta en cada momento.

3) La importancia del seguimiento adecuado

En este acelerado mundo empresarial en el que vivimos, hasta el discurso más entusiasta, el vendedor más ambicioso o la llamada de teléfono más asertiva, puede ser rápidamente olvidada, una vez que toda la gente sigue con su trabajo diario.

Es por ello que los seguimientos juegan un papel crucial en el proceso de dar impulso a los leads en dirección a la fase siguiente en el pipeline de ventas, y eventualmente a cerrar el negocio.

Los vendedores necesitan hacer seguimiento de todas sus oportunidades de venta a menudo, para hacer con que su producto o servicio esté constantemente en la mente de sus potenciales clientes. Ningún negocio está cerrado después de la primera llamada telefónica o reunión, no importa lo bueno que sea ese producto o servicio en cuestión. Es necesario tiempo y seguimientos persistentes por parte del vendedor para cerrar la venta.

Pero sabemos que la vida de los comerciales y de las personas que trabajan en ventas suele ser agitada y lo fácil que es dejar escapar un seguimiento. Todos pasamos por las mismas situaciones, pero desafortunadamente este seguimiento particular que olvidamos, tendrá impacto en la evolución de nuestro lead y será decisivo para cerrar el negocio o perderlo para siempre.

En último lugar pero no por ello menos importante, es fundamental que exista siempre una clara visión global del pipeline de ventas. Registrar todas las interacciones con los leads facilita saber exactamente en qué punto está cada uno de ellos y lo que ha sido tratado y realizado hasta ese momento, para ser más eficientes en nuestra próxima acción con el cliente.

 

Conclusión:

Para startups en sus primeras fases, así como también para pymes, es importante pensarse dos veces qué herramienta de gestión de oportunidades de venta escoger y evaluar diferentes opciones para encontrar la más adecuada y la que mejor se adapte a las necesidades de cada negocio. Pero por supuesto también es muy importante que se adapte a los vendedores, dado que ellos son los que más la van a utilizar.

Cuando un sistema prioriza el hecho de estructurar y reportar información y no contempla la eficiencia y la simplicidad, se vuelve un obstáculo más de lo que propiamente una herramienta de soporte útil para sus principales usuarios.

 

 

noCRM.io es un producto de You Don’t Need a CRM!, es una plataforma SaaS que ayuda a los vendedores a cerrar más ventas sin hacerles perder tiempo con un complejo sistema de CRM. Estableciendo que el lead es el elemento principal de su sistema, se habilita la posibilidad de que los usuarios puedan crear leads en segundos, y gestionarlos de una forma intuitiva, interactiva y con fácil acceso desde cualquier lugar, gracias también a su app móvil, disponible para iPhone y Android. Actualmente trabajando en más de 80 países y con soporte en 6 idiomas. Abre gratis tu cuenta de prueba aquí.